Transcrierea actelor de stare civilă înregistrate la autorităţile locale din străinătate
Se face gratuit cu aprobarea primarului. Cererea de transcriere a certificatelor/extraselor/extraselor multilingve procurate din străinătate se adresează primarului localităţii de domiciliu, pentru cetăţenii români cu domiciliul în România, primarului localităţii de ultim domiciliu avut în ţară în cazul cetăţenilor români domiciliaţi în străinătate sau Primarului Sectorului 1, în cazul cetăţenilor români care nu au avut niciodată domiciliul în România, cu excepţia celor care au redobândit sau cărora li s-a acordat cetăţenia română, în temeiul art. 10 şi 11 din Legea nr. 21/1991 a cetăţeniei române, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, situaţie în care transcrierea se poate solicita şi primarilor sectoarelor municipiului Bucureşti şi primarilor municipiilor reşedinţă de judeţ, indiferent de instituţia la care persoanele au depus dosarul de acordare/redobândire a cetăţeniei române sau cea care a eliberat cerfificatul de cetăţenie.
În cazul persoanelor care sunt cetăţeni români potrivit dispoziţiilor art. 5 din Legea nr. 21/1991 a cetăţeniei române, republicată, cu modificările şi completările ulterioare (cetăţeni români prin naştere), precum şi a celor care prezintă dovezi eliberate de către Direcţia Generală de Paşapoarte în care se menţionează că sunt cetăţeni români în conformitate cu prevederile art. 33 din Legea nr. 21/1991, republicată, cererea de transcriere poate fi formulată personal sau prin împuternicit cu procură specială autentificată autentificată de un notar public român sau străin, caz în care este necesar să îndeplinească condiţiile de supralegalizare. De asemenea, cererea de transcriere poate fi depusă şi prin împuternicit în cazul persoanelor care au dobândit cetăţenia română la cerere, ca urmare a îndeplinirii condiţiilor cumulative prevăzute în art. 8 din Legea nr. 21/1991 a cetăţeniei române, republicată.
Persoanelor care au dobândit cetăţenia română în baza art. 37 din Legea cetăţeniei române, până la modificarea legislativă cuprinsă în O.U.G. nr. 43/2003, le sunt aplicabile dispoziţiile art. 10 şi art. 11 din Legea cetăţeniei române, în vigoare în prezent, şi depun cererea de transcriere doar personal sau reprezentant legal, iar în cazul minorilor cererea poate fi depusă de către unul dintre părinţi sau, după caz, de reprezentantul lor legal, iar cei care au împlinit vârsta de 14 ani pot solicita şi personal.
În cazul transcrierii certificatului de căsătorie cererea se adresează primarului de la domiciliul comun al soţilor, iar dacă soţii au domicilii diferite în ţară, la oricare din cele două primării pe raza cărora aceştia domiciliază, după caz.
În situaţia în care transcrierea certificatului de căsătorie/de naştere al copilului minor este solicitată de către o persoană care deţine act de identitate/paşaport românesc valabil, întrucât a transcris/înscris în registrele de stare civilă numai certificatul de naştere, iar actul de căsătorie a fost încheiat în străinătate anterior acordării/redobândirii cetăţeniei române, cererea de transcriere a certificatului/extrasului/extrasului multilingv de căsătorie/de naştere al copilului minor se va depune doar personal. În cazul în care actul de căsătorie a fost încheiat/copilul minor a fost născut după data acordării/redobândirii cetăţeniei române, persoana va solicita transcrierea în calitate de cetăţean român la momentul înregistrării actului, iar cererea se va putea depune personal sau prin împuternicit cu procură specială.
În cazul transcrierii certificatului de deces cererea se adresează primarului locului de domiciliu al solicitantului sau primarului de la ultimul domiciliu avut în ţară de către persoana decedată. Solicitantul trebuie să facă dovada calităţii de persoană îndreptăţită sau a gradului de rudenie (certificate de stare civilă – naştere, căsătorie, contract-vânzare cumpărare, testament) în fotocopii.
Persoanele care dobândesc cetăţenia română şi posedă permis de şedere permanentă eliberat de Inspectoratul General Român pentru Imigrări vor depune cererea de transcriere la primăria de domiciliu aşa cum rezultă din permisul de şedere.
Acte necesare pentru transcrierea certificatelor/extraselor/extraselor multilingve ale actelor de naştere sau căsătorie privind pe cetăţenii care au redobândit sau cărora li s-a acordat cetăţenia română în temeiul art. 10 şi art. 11 din Legea nr. 21/1991 şi care nu au avut niciodată domiciliul în România:
- Certificatul/extrasul/extrasul multilingv de pe actul de stare civilă eliberat de autorităţile străine, în original, fotocopie şi traducere legalizată, care trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
a) Documentele eliberate de institutii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 05.10.1961 se apostilează, mai puţin documentelor emise de state membre ale Uniunii Europene care sunt exceptate de la obligaţia de apostilare sau supralegalizare, conform Regulamentului (UE)2016/1191 a Parlamentului European;
b) Documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate.
c) Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute anterior, se supralegalizează, în conformitate cu prevederile în art. 1092 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă.
Procedura supralegalizării documentului presupune existenţa a trei ştampile pe originalul documentului prezentat, după cum urmează: ştampila aplicată de autoritatea emitentă a actului, conform procedurii stabilite de statul de origine, ştampila misiunii diplomatice a României din statul de origine sau misiunea diplomatică a statului de origine din România; ştampila Ministerului Afacerilor Externe din România – Direcţia Relaţii Consulare, cu sediul în Aleea Alexandru nr. 24.
- Certificatul privind dobândirea/redobândirea cetăţeniei române eliberat în termen de 90 de zile de la data depunerii jurământului de credinţă faţă de România, în original şi fotocopie;
- Declaraţia titularului actului ori a reprezentantului legal, dată în faţa ofiţerului de stare civilă, din care să rezulte că n-a mai solicitat transcrierea în registrele de stare civilă române a certificatului/extrasului sau extrasului multilingv de pe actul de stare civilă solicitat;
- Paşaportul titularului şi/sau cartea de identitate în original şi copie, după caz;
- Declaraţii notariale, din partea ambilor soţi, cu privire la numele purtat după căsătorie, în situaţia în care în certificatul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie, precum şi, în cazul căsătoriilor încheiate după data de 01.10.2011, se va prezenta declarația pe propria răspundere a ambilor soți cu privire la legea aplicabilă regimului matrimonial ales, autentificată de notarul public;
- Declaraţie din partea părintelui care solicită transcrierea certificatului de naştere al copilului minor cu privire la domiciliul acestuia, în cazul în care părinţii acestuia au domicilii diferite;
- Documente justificative pentru completarea unor rubrici care nu au fost completate în certificatul original (lipsa datei naşterii soţilor, a rubricilor privind părinţii acestora etc.). Documente justificative pot fi: certificatele de naştere ale soţilor, sentinţa de divorţ pentru cei care au mai fost căsătoriţi etc.
Acte necesare pentru transcrierea certificatelor/extraselor/extraselor multilingve ale actelor de naştere sau căsătorie privind pe cetăţenii care au/au avut domiciliul în România:
- Certificatul/extrasul/extrasul multilingv de pe actul de stare civilă eliberat de autorităţile străine, în original, fotocopie şi traducere legalizată, care trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
a) Documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 05.10.1961 se apostilează, mai puţin documentelor emise de state membre ale Uniunii Europene care sunt exceptate de la obligaţia de apostilare sau supralegalizare, conform Regulamentului (UE)2016/1191 a Parlamentului European;
b) Documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate.
c) Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute anterior, se supralegalizează, în conformitate cu prevederile în art. 1092 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă.
Procedura supralegalizării documentului presupune existenţa a trei ştampile pe originalul documentului prezentat, după cum urmează: ştampila aplicată de autoritatea emitentă a actului, conform procedurii stabilite de statul de origine, ştampila misiunii diplomatice a României din statul de origine sau misiunea diplomatică a statului de origine din România; ştampila Ministerului Afacerilor Externe din România – Direcţia Relaţii Consulare, cu sediul în Aleea Alexandru nr. 24.
- Actul de identitate în original şi fotocopie (buletin, carte de identitate, carte de identitate provizorie) pentru cetăţenii români cu domiciliul în ţară şi paşaportul pentru cetăţenii români cu domiciliul în străinătate;
- Adeverinţa din care să rezulte ultimul domiciliu, eliberată de formaţiunea de evidenţă informatizată a persoanei a ultimului loc de domiciliu, necesară în vederea stabilirii cu exactitate a primăriei competente să primească cererea de transcriere;
- Declaraţia titularului actului ori a reprezentantului legal, dată în faţa ofiţerului de stare civilă, din care să rezulte că n-a mai solicitat transcrierea în registrele de stare civilă române a certificatului/extrasului sau extrasului multilingv de pe actul de stare civilă solicitat. Dacă cererea de transcriere se depune prin împuternicit, această declaraţie va fi autentificată de notarul public sau oficiul consular al statului de reşedinţă;
- Declaraţii notariale, din partea ambilor soţi, cu privire la numele purtat după căsătorie, în situaţia în care în certificatul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie, precum şi, în cazul căsătoriilor încheiate după data de 01.10.2011, se va prezenta declarația pe propria răspundere a ambilor soți cu privire la legea aplicabilă regimului matrimonial ales, autentificată de notarul public sau oficiul consular al statului de reşedinţă;
- Declaraţie din partea părintelui care solicită transcrierea certificatului de naştere al copilului minor cu privire la domiciliul acestuia, în cazul în care părinţii acestuia au domicilii diferite (declaraţia va fi dată în faţa notarului public sau la consulatul român din ţara de reşedinţă, dacă se depune cererea prin împuternicit );
- Documente justificative pentru completarea unor rubrici care nu au fost completate în certificatul original (lipsa datei naşterii soţilor, a rubricilor privind părinţii acestora etc.). Documente justificative pot fi: certificatele de naştere ale soţilor, sentinţa de divorţ pentru cei care au mai fost căsătoriţi etc.;
- După caz, procura specială, autentificată de notarul public român sau străin sau de reprezentanţa diplomatică a României din străinătate, pentru transcrierea certificatului de stare civilă şi eliberarea certificatului românesc, care trebuie să cuprindă specificarea pentru transcrierea certificatului de naştere, căsătorie, copil minor.
Acte necesare pentru transcrierea certificatelor/extraselor/extraselor multilingve ale actelor de deces:
- Certificatul/extrasul/extrasul multilingv de pe actul de deces eliberat de autorităţile străine, în original, fotocopie şi traducere legalizată, care trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
a) Documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 05.10.1961 se apostilează, mai puţin documentelor emise de state membre ale Uniunii Europene care sunt exceptate de la obligaţia de apostilare sau supralegalizare, conform Regulamentului (UE)2016/1191 a Parlamentului European;
b) Documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate.
c) Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute anterior, se supralegalizează, în conformitate cu prevederile în art. 1092 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă.
Procedura supralegalizării documentului presupune existenţa a trei ştampile pe originalul documentului prezentat, după cum urmează: ştampila aplicată de autoritatea emitentă a actului, conform procedurii stabilite de statul de origine, ştampila misiunii diplomatice a României din statul de origine sau misiunea diplomatică a statului de origine din România; ştampila Ministerului Afacerilor Externe din România – Direcţia Relaţii Consulare, cu sediul în Aleea Alexandru nr. 24.
- Actul de identitate în original, dacă există, şi fotocopie (buletin, carte de identitate, carte de identitate provizorie) pentru cetăţenii români cu domiciliul în ţară şi paşaportul pentru cetăţenii români cu domiciliul în străinătate;
- Documente doveditoare din care să rezulte că persoana care solicită transcrierea certificatului de deces are calitatea de persoană îndreptăţită sau este rudă cu persoana decedată (copii ale certificatelor de stare civilă – naştere, căsătorie, contract-vânzare cumpărare, testament);
- Adeverinţa din care să rezulte ultimul domiciliu, eliberată de formaţiunea de evidenţă informatizată a persoanei a ultimului loc de domiciliu, necesară în vederea stabilirii cu exactitate a primăriei competente să primească cererea de transcriere, în cazul în care nu există copie de pe un act de identitate cu domiciliu;
- Declaraţia solicitantului, dată în faţa ofiţerului de stare civilă, din care să rezulte că n-a mai solicitat transcrierea în registrele de stare civilă române a certificatului/extrasului sau extrasului multilingv de pe actul de stare civilă solicitat. Dacă cererea de transcriere se depune prin împuternicit, această declaraţie va fi autentificată de notarul public sau oficiul consular al statului de reşedinţă;
- Copii ale actelor de stare civilă privind persoana decedată, după caz (certificate de naştere, căsătorie, divorţ etc);
- După caz, procura specială, autentificată de notarul public român sau străin sau de reprezentanţa diplomatică a României din străinătate, pentru transcrierea certificatului de stare civilă şi eliberarea certificatului românesc, care trebuie să cuprindă specificarea pentru transcrierea certificatului de deces şi eliberarea certificatului de deces transcris.
Precizări:
1. Termenul de soluţionare este de 60 de zile de la data depunerii cererii pentru persoanele care au dobândit/redobândit cetăţenia română şi care solicită transcrierea actelor lor de naştere şi căsătorie şi 30 de zile pentru persoanele care au stabilit domiciliul pe raza administrativ-teritorială a Sectorului 1.
2. Dovada calităţii de cetăţean român a solicitantului se face cu certificatul de cetăţenie eliberat în nume propriu, respectiv cu certificatul de cetăţenie al unuia dintre părinţi în care a fost inclus minorul acestuia. Persoanele ai căror părinţi au dobândit concomitent sau succesiv cetăţenia română în perioada minoratului, însă nu figurează în certificatele de cetăţenie ale părinţilor sau nu le-a fost eliberat certificate de cetaţenie în nume propriu vor fi îndrumate să se adreseze Autorităţii Naţionale pentru Cetăţenie.
3. Certificatele de cetăţenie prezentate se reţin în original la dosarul de transcriere, urmând să fie restituite împreună cu certificatul/extrasul de stare civilă în original după înregistrarea actului de stare civilă.
4. Nu sunt admise certificate eliberate de autorităţile străine şi ulterior plastifiate întrucât nu pot fi verificate în mod corespunzător elementele de siguranţă ale acestora.
5. Cererea de transcriere a unui certificat de naştere privind pe o persoană căsătorită va trebui să cuprindă şi fotocopia certificatului de căsătorie. Cererea de transcriere a unui certificat de căsătorie va trebui să cuprindă fotocopii ale certificatelor de naştere ale soţilor, precum şi fotocopii ale actelor de identitate ale acestora (paşaport şi buletin, în cazul cetăţenilor din Republica Moldova). Cererea de transcriere a certificatului de naştere al copilului minor va trebui să cuprindă fotocopii ale actelor de identitate ale ambilor părinţi, certificatul de căsătorie în fotocopie, precum şi certificatele de naştere ale părinţilor.
6. În situaţia în care, la depunerea cererii de transcriere, se constată că au intervenit modificări la numele şi/sau prenumele titularului actului, faţă de documentele ce însoţesc cererea de transcriere, se solicită documente necesare clarificării neconcordanţelor.
7. În situaţia în care se stabileşte că în certificatul eliberat de autorităţile străine au fost înscrise date care nu concordă cu cele înscrise în registrele de stare civilă române, transcrierea se va face după îndreptarea erorilor de către autorităţile străine emitente.
8. Certificatele /extrasele de naştere/extrasele multilingve ale actelor de naştere emise de autorităţile străine prin care s-a stabilit o altă filiaţie decât cea prevăzută de legea română, se transcriu cu aplicarea dispoziţiilor art. 414 alin. 1 şi art. 449 din Legea nr. 287/2009, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, care instituie prezumţia de paternitate în favoarea soţului mamei, a copilului născut/conceput în timpul căsătorie (tatăl copilului este soţul mamei).
9. Nu se transcriu în registrele de stare civilă române certificatele/extrasele emise de autorităţile străine privind căsătoria dintre persoane de acelaşi sex ori a parteneriatelor civile încheiate sau contractate în străinătate, fie de cetăţeni români, fie de cetăţeni străini.
10. În cazul în care se prezintă în vederea transcrierii extrase multilingve ale actelor de stare civilă eliberate în condiţiile Convenţiei nr. 16 a Comisiei Internationale de Stare Civilă semnată la Viena la 08.09.1976, acestea sunt recunoscute fără traducere, legalizare sau altă formalitate echivalentă şi se utilizează în aceleaşi condiţii ca şi certificatele de stare civilă. Statele semnatare ale Convenţiei nr. 16 sunt: Bosnia şi Herţegovina, Elveţia, Luxemburg, Muntenegru, Belgia, Spania, Regatul Ţărilor de Jos, Austria, Bulgaria, Rep. Capului Verde, Croaţia, Rep. Elenă, Estonia, Germania, Franţa, Italia, Lituania, Macedonia, Rep. Moldova, Polonia, Portugalia, Serbia, Slovenia, Turcia, România-care a aderat în anul 2012.
11. Toate documentele prezentate în vederea transcrierii, precum şi traducerile acestora şi procurile date la notarul public din statul de reşedinţă trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
- Documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 05.10.1961 vor fi apostilate;
- Sunt scutite de supralegalizare sau apostilare documentele emise de statele cu care România a încheiat tratate, acorduri sau convenţii bilaterale de asistenţă juridică în materie civilă sau de dreptul familiei, precum şi documentele emise de state membre UE, conform Regulamentului (UE) nr. 2016/1191 a Parlamentului European;
- Documentele emise de statele care nu se regăsesc în primele două situaţii, vor fi în mod obligatoriu supralegalizate.
Cererea de transcriere a certificatelor/extraselor/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă se depune, pentru cetăţenii români originari din Rep. Moldova şi Ucraina care au dobândit/redobândit cetăţenia română şi nu au avut niciodată domiciliul în România şi care îndeplinesc condiţiile prevăzute în art. 41 alin. 7, lit.a din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, pe bază de programare on-line - click aici
Programarea on-line se va realiza numai după depunerea jurământului de credinţa şi obţinerea certificatului de cetăţenie.
Programarea on-line nu se aplică pentru transcrierea certificatelor/extraselor/extraselor multilingve de pe actele de stare civilă procurate din străinătate pentru cetăţenii români care au/au avut domiciliul în Sectorul 1.
Program de depuneri:
LUNI: 08.30-15.30 – se depun documentele pentru cetăţenii români născuţi în Rep. Moldova şi Ucraina, pentru cetăţenii români cu domiciliul pe raza administrativ-teritorială a Sectorului 1 şi pentru cetăţenii români domiciliaţi în străinătate şi cu ultimul domiciliu pe raza administrativ-teritorială a Sectorului 1
MIERCURI: 08.30-12.30 - se depun documentele pentru cetăţenii români născuţi în Rep. Moldova şi Ucraina
MIERCURI: 13.00-18.30 - se depun documentele pentru cetăţenii români cu domiciliul pe raza administrativ-teritorială a Sectorului 1, pentru cetăţenii români domiciliaţi în străinătate şi cu ultimul domiciliu pe raza administrativ-teritorială a Sectorului 1, precum şi pentru cetăţenii români fără domiciliu în România născuţi în alte state decât Rep. Moldova şi Ucraina.
Program de eliberări:
MARŢI 08.30-15.30
JOI 08.30-15.30
VINERI 08.30-13.30
Adresă: Ghişeul pentru depunerea documentelor se află în Piaţa Amzei nr. 13, Sector 1, Bucureşti;
Întocmirea actelor se face la sediul din B-dul Mareşal Averescu nr. 17, Sector 1, Bucureşti.
Telefon: 021.310.04.57 – sediul din Piaţa Amzei nr. 13;
021.222.01.09, interior 108 – sediul din B-dul Mareşal Averescu nr. 17.